Comment ajouter un nouvel utilisateur ?

Lisez ce qui suit pour découvrir comment ajouter des utilisateurs à l'application et les inviter à créer leur compte pour se connecter à l'interface.

Seuls les comptes Administrateur et les Modérateurs peuvent créer de nouveaux utilisateurs.

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Création d'un utilisateur Standard

🚨 Attention : avec cette procédure, l'utilisateur sera créé en standard. Il ne pourra donc pas du tout se connecter en SSO : s'il passe par l'onglet SSO sur la page de connexion, l'authentification ne fonctionnera pas. Il faudra donc supprimer l'utilisateur depuis l'onglet Management, et lui recréer un compte, via l'une des deux autres méthodes présentées plus bas.
  • Etape 1 : Dans l'onglet Management, cliquez sur le bouton mceclip0.png et sur « Utilisateur »

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  • Etape 2 : Dans la fenêtre qui apparait, renseignez toutes les informations propres au nouvel utilisateur.
    • Son nom, prénom et adresse email (attention, une adresse email ne peut pas être ajoutée plusieurs fois).
    • Une date d’expiration (cette option est facultative et correspond à la date à laquelle le compte de l'utilisateur sera automatiquement supprimé).
    • Un statut de prestataire externe, si c'est le cas
      • cela ne donnera aucun droit particulier à l'utilisateur, mais permettra simplement de marquer visuellement un utilisateur externe à votre entreprise, avec le symbole c56dd054-d21d-477a-afd8-f0575ee2abfa.png

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  • Etape 3 : Cliquez sur « Suivant » et choisissez l'organisation dont fera partie l'utilisateur (il est obligatoire d'attribuer une organisation à un utilisateur : ajoutez-le dans votre organisation ou dans une sous-organisation si souhaité).

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Une fois ce nouvel utilisateur ajouté, celui-ci recevra une invitation sur sa boite mail pour créer son compte sur l'application.

Lorsqu'un compte est en attente d'activation, l'utilisateur sera marqué avec le symbole mceclip5.png

Si besoin, vous pourrez renvoyer un lien à l’utilisateur en le sélectionnant, et en cliquant sur « Renvoyer le lien d'activation » dans le volet d'informations de droite.

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🚨 Vous ne pourrez partager des mots de passe ou des fichiers à un utilisateur que lorsque celui-ci aura bien validé son compte et créé son code PIN.

Création d'un utilisateur SSO

La création d'un nouveau compte SSO peut se faire en autonomie par les utilisateurs : partagez simplement l'URL de votre environnement LockSelf aux nouveaux utilisateurs (si vous ne souhaitez pas opter pour cette méthode, utilisez la méthode d'import présentée plus bas).

Via ce lien, les utilisateurs devront passer par l'onglet SSO, puis se créer un compte , en utilisant l'adresse email et le mot de passe associé utilisés pour se connecter à l'annuaire, puis en définissant ensuite leur propre code PIN.

L'approvisionnement des comptes dans l'onglet Management se fera ensuite automatiquement et au fur et à mesure de la création des comptes par les utilisateurs.

🚨 Pour qu'un utilisateur créé en autonomie en SSO apparaisse dans l'onglet Management, il faudra qu'il ait bien validé son compte et créé son code PIN (qui est la clé de voûte de nos mécanismes de chiffrement).

Vous ne pourrez lui partager des mots de passe ou des fichiers que lorsque celui-ci aura bien validé son compte et créé son code PIN.
🚨La suppression d'un utilisateur sur l'annuaire ne supprimera pas son compte sur LockSelf. Son compte sera seulement bloqué, et l'utilisateur ne pourra plus se connecter. Il vous faudra supprimer manuellement le compte de l'utilisateur dans l'onglet Management afin de récupérer sa licence.

Import des utilisateurs en masse

L'import et l'envoi d'invitations de création de compte en masse nécessite la constitution d'un fichier CSV.

  • Etape 1 : Constituez un fichier CSV, respectant la nomenclature suivante :
Email;FirstName;LastName;ExpirationDate;IsPresta;IsSSO
    • Email : email de l'utilisateur 
    • FirstName : prénom de l'utilisateur
    • LastName : nom de l'utilisateur
    • ExpirationDate : date d'expiration (si pas de date, mentionnez 0)
    • IsPresta : utilisateur prestataire (si l'utilisateur est un prestataire, mentionnez mentionnez1, sinon 0)
    • IsSSO : utilisateur de votre AD (si l'utilisateur fait partie de l'annuaire d'entreprise, mentionnez mentionnez1, sinon 0)

Voici à quoi devra ressembler votre fichier dans Excel : 

capture_test_import_users.png

🚨 Attention de bien enregistrer votre fichier au format CSV (séparateur : point-virgule)
  • Etape 2 : Dans l'onglet Paramètres, cliquez sur « Import d'utilisateurs ».

importer_des_utilisateurs.png

  • Etape 3 : Cliquez sur « Importer un fichier », sélectionnez votre fichier CSV sur votre ordinateur, puis cliquez sur « Valider ».

mceclip2.png

Vos nouveaux utilisateurs recevront tous email, qui comprendra un lien qui leur permettra de créer leur compte.

Les utilisateurs importés seront donc ajoutés en masse, et apparaitront dans l'onglet Management, au sein de votre organisation.

Le symbole apparaitra à côté des noms des utilisateurs importé, et disparaîtra une fois qu'ils auront créé leur compte. Si un utilisateur n'a pas reçu de mail d'invitation, vous pouvez le lui renvoyer en sélectionnant l'utilisateur, puis, dans le volet de droite, cliquer sur « Renvoyer le lien d'activation ».

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