Comment gérer les accès aux Espaces Partagés ?

Lisez ce qui suit pour découvrir comment gérer les accès aux Espaces Partagés dans LockFiles.

Seuls le compte Administrateur, les Modérateurs et les Gestionnaires de Dossier peuvent gérer les accès pour le compte des utilisateurs simples.

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Après avoir créé vos Espaces Partagés, vous allez pouvoir commencer à donner les premiers accès utilisateurs. 

En fonction du type de compte, les droits utilisateurs ne seront pas les mêmes : 

  • Un utilisateur simple pourra :
    • Ajouter des fichiers dans les Espaces Partagés
    • Télécharger des fichiers des Espaces Partagés (ceux qu'elle aura déposé ainsi que ceux que ses collègues auront déposé) 
    • Supprimer, déplacer et renommer uniquement les fichiers qu'il aura déposé
  • Le Gestionnaire de Dossier pourra réaliser les mêmes actions, même sur les fichiers qu'il n'aura pas déposé (tout comme le compte Administrateur et les Modérateurs)

🚨 Attention : pour ajouter un utilisateur sur un Espace Partagé, celui-ci doit préalablement avoir activé son compte LockSelf. Si besoin, consultez les articles suivants : 

Donner un droit d'accès à un nouvel utilisateur ou un nouveau groupe d'utilisateurs

  • Etape 1 : Cliquez sur l'espace souhaité, et sur le volet d'information de droite, cliquez sur  « Gérer les accès ».

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  • Etape 2 : Dans la fenêtre qui apparait, ajoutez un nouvel utilisateur en le rajoutant sur la base de son adresse email ou ajoutez un nouveau groupe d'utilisateur en le rajoutant sur la base de sa dénomination.

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Retirer un droit d'accès

Pour retirer un droit d'accès à un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs sur un Espace Partagé, vous pouvez procéder de la manière suivante :

  • Etape 1 : Cliquez sur l'espace souhaité, et sur le volet d'informations de droite, cliquez sur  « Gérer les accès ». 

  • Etape 2 : Dans la fenêtre qui apparait, cliquez sur un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs puis cliquez sur « Retirer ».

Ainsi, l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs n'auront plus accès à l'Espace Partagé en question.

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La notion d'héritage

Lorsqu'on donne un nouvel accès à un utilisateur ou un groupe d'utilisateur sur un Espace Partagé, une notion d'héritage s'applique : cela signifie que les droits seront automatiquement répercutés sur les espaces enfants situés au sein de l'espace parent. 

Sont concernés par cet héritage les droits d'accès mais également le statut de Gestionnaire de Dossier : lorsque ce statut est donné à un utilisateur sur un Espace Partagé, il sera également répercuté sur l'ensemble des espaces enfants pour ce même utilisateur.

Il est possible de casser la notion d'héritage qui s'applique automatiquement.

Pour cela, il faudra simplement se rendre dans le sous-dossier concerné, et dans l'encart  « Gérer les accès », retirer l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs.

Ainsi, l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs n'auront plus accès au sous-dossier enfant, mais auront toujours accès à l'espace parent.

Télécharger un rapport de droits d'accès

Pour chaque Espace Partagé, dossier ou sous-dossier, il sera possible pour le compte Administrateur, les Modérateurs et les Gestionnaires de Dossier de télécharger un rapport de droit d'accès au format pdf, afin d'avoir un récapitulatif des accès utilisateurs à l'espace en question.

Pour cela, rendez-vous dans un Espace Partagé ou un dossier spécifique, et sur le volet de droite, cliquez sur « Rapport de droits ».

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Vous obtiendrez un document de ce type :

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