Comment gérer une boite de dépôt ?

Lisez ce qui suit pour découvrir comment gérer une boite de dépôt active depuis l'Espace Personnel.

_______________________________________________________________________________________

Lorsqu’une boite de dépôt a été créée, il arrive sur le haut de la liste des boites de dépôt actives (c’est-à-dire celles toujours disponibles pour les destinataires), dans l’onglet Boite de Dépôt de l'espace personnel.

Accéder aux informations de la boite de dépôt

Pour pouvoir suivre et avoir la main sur une boite de dépôt, il suffit de la sélectionner et de se référer au volet d'information à droite. On pourra accéder aux informations suivantes :

  • Le nom de la boite de dépôt, qu'il est possible de modifier en cliquant sur le stylomceclip0.png

  • Le nombre de fichiers contenus dans la boite de dépôt

  • Le type de boite de dépôt (boite cloisonnée ou non)

  • La date d'expiration (si une date d'expiration a été définie lors de la création de la boite de dépôt)

  • La description de la boite de dépôt (si une description a été définie lors de la création de la boite de dépôt)

  • le statut de la boite de dépôt, c'est à dire si elle est activée ou désactivée (une boite de dépôt désactivée n'est plus accessible aux destinataires)
    • il sera possible de la désactiver et de la réactiver au besoin en cochant/décochant l'option
  • la surveillance des téléchargements : vous recevrez une notification par mail lorsqu'un destinataire téléchargera des documents sur la boite de dépôt
    • il sera possible de désactiver et réactiver cette surveillance au besoin en cochant/décochant l'option
  • la surveillance des dépôts : vous recevrez une notification par mail lorsqu'un destinataire déposera des documents sur la boite de dépôt
    • il sera possible de désactiver et réactiver cette surveillance au besoin en cochant/décochant l'option
  • la liste des destinataires

Capture_d__cran_2021-12-22_135718.png

Consulter le contenu de la boite de dépôt

Il vous sera possible de consulter les fichiers déposés par vous et vos destinataires sur la boite de dépôt.

  • Etape 1 : Sélectionnez la boite de dépôt et dans le volet d'information à droite, cliquez sur « Voir » 

Capture_d__cran_2021-12-22_150123.png

  • Etape 2 : Sur la fenêtre qui apparaît, deux onglets vous sont proposés :
    • Consulter les fichiers : vous trouverez la liste des fichiers contenus dans la boite, déposés par vous ou les destinataires. En sélectionnant un fichier, il vous sera possible :
      • d'accéder aux informations du fichier comme son nom, son poids, le mail de la personne l'ayant déposé, la date et heure de dépôt et la description (s'il y en a une)
      • de télécharger le(s) fichier(s)
      • de supprimer le(s) fichier(s)

Capture_d__cran_2021-12-22_150222.png

    • Ajouter des fichiers : vous pourrez déposer de nouveaux fichiers en les glissant/déposant ou en les sélectionnant sur votre ordinateur. Cliquez ensuite sur « Envoyer » pour que ceux-ci soient bien ajoutés.

Capture_d__cran_2021-12-22_150231.png

L'historique de la boite de dépôt

Afin d'avoir une traçabilité totale sur les actions de téléchargement et de dépôt qui seront effectuées du côté des destinataires, il vous sera possible d'accéder à un procès verbal de suivi de fichier.

Ce document est mis à jour automatiquement à chaque nouveau téléchargement et dépôt du coté des destinataires, et peut être généré à tout moment. Il récapitule toute l'activité de la boite de dépôt, et fournit diverses informations :

PV_BDD.png

🚨Le procès-verbal de suivi de fichier permet de :

  • S'assurer que les fichiers ont bien été téléchargés ou déposés
  • Avoir une preuve de bonne livraison pour justifier le bon envoi d'un document

Pour générer un procès verbal, sélectionnez la boite de dépôt dans le volet d'information à droite, cliquez sur « Procès verbal » : celui-ci sera automatiquement téléchargé sur votre ordinateur.

mceclip0.png

Partager une boite de dépôt à davantage de destinataires

Après envoi d'une boite de dépôt, il vous sera possible de la partager à d'autres destinataires.

  • Etape 1 : Sélectionnez la boite de dépôt et dans le volet d'information à droite, cliquez sur « Modifier » au dessus de la liste des destinataires

mceclip1.png

  • Etape 2 : Sur la fenêtre qui s'ouvre, ajoutez les adresses email des nouveaux destinataires et cliquez sur « Envoyer »
    • Vous pouvez également supprimer un destinataire en le sélectionnant et en cliquant sur « Retirer »
    • Vous pouvez également renvoyer le lien d'accès à la boite de dépôt à un destinataire en le sélectionnant et en cliquant sur « Renvoyer le mail »

Capture_d__cran_2021-12-22_144126.png

Modifier une boite de dépôt

Après envoi d'une boite de dépôt, il vous sera possible d'ajouter, supprimer ou changer la date de clôture ainsi que la description de la boite de dépôt

  • Etape 1 : Sélectionnez la boite de dépôt et dans le volet d'information à droite, cliquez sur « Modifier ».

Capture_d__cran_2021-12-22_144509.png

  • Etape 2 : Sur la fenêtre qui s'ouvre, vous pourrez :
    • Ajouter, modifier ou supprimer la date de clôture de la boite de dépôt
    • Ajouter, modifier ou supprimer la description de la boite de dépôt

Capture_d__cran_2021-12-22_144521.png

Supprimer une boite de dépôt

Pour supprimer une boite de dépôt, sélectionnez-là et cliquez sur « Supprimer » dans le volet d'information à droite.

Une boite de dépôt supprimée n'est plus accessible aux destinataires. Lorsqu’une boite de dépôt est supprimée, celle-ci est basculée dans le dossier Archives avec toutes les autres boites de dépôt archivées, au sein de l'onglet Boite de Dépôt. 

🚨Attention, la suppression d'une boite de dépôt est définitive et irréversible.

mceclip2.png

Mise à jour