Comment gérer un transfert ?

Lisez ce qui suit pour découvrir comment gérer un transfert actif depuis l'Espace Personnel.

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Lorsqu’un transfert a été créé, celui-ci arrive sur le haut de la liste des transferts actifs (c’est-à-dire ceux toujours disponibles au téléchargement pour les destinataires), dans l’onglet Transfert de l'espace personnel.

Les détails du transfert

Pour pouvoir suivre et avoir la main sur un transfert, il suffit de le sélectionner et de se référer au volet d'information à droite. On pourra accéder aux informations suivantes :

mceclip0.png

  • La date de création du transfert

  • Le type de protection du transfert :
    • si un transfert a été protégé par mot de passe, il sera marqué par le symbôle mceclip6.png
    • si un transfert a été protégé par email, il sera marqué par le symbôle mceclip3.png
  • Le nombre maximum de téléchargement : le quota de téléchargement pour tous les destinataires.

  • La date d'expiration : date à laquelle le transfert sera automatiquement archivé.

  • L'URL d'accès au transfert : elle renvoie à la page de téléchargement du transfert.

  • Le statut du transfert : actif ou inactif (un transfert inactif n'est pas accessible au téléchargement) :
    • il sera possible désactiver et de réactiver le transfert au besoin en cochant/décochant l'option
    • un transfert inactif est indiqué avec un poinçon orange mceclip0.png 
    • un transfert actif est indiqué avec un poinçon vert mceclip2.png 
  • La surveillance des téléchargements : permet d'être notifié par email lors du téléchargement du transfert par un destinataire.
    • il sera possible de le désactiver et de le réactiver au besoin en cochant/décochant l'option
  • La liste des destinataires de votre envoi

  • La liste des fichiers transférés

L'historique du transfert

Afin d'avoir une traçabilité totale sur les actions de téléchargements qui seront effectuées du côté des destinataires, consultez le Procès Verbal de suivi de fichier.

Ce document est mis à jour automatiquement à chaque nouveau téléchargement du coté des destinataires, et peut être généré à tout moment. Il récapitule toute l'activité du transfert, et fournit diverses informations :

pvtransfert.png

🚨Le procès-verbal de suivi de fichier permet de :

  • S'assurer que les fichiers ont bien été téléchargés
  • Avoir une preuve de bonne livraison pour justifier le bon envoi d'un document

Pour consulter le Procès Verbal de suivi de fichier, sélectionnez le transfert et dans le volet d'information à droite, cliquez sur « Procès verbal ».

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Partager un transfert à davantage de destinataires

Après un premier envoi de votre transfert, il vous sera possible de le partager à davantage de destinataires.

  • Etape 1 : Sélectionnez le transfert et dans le volet d'information à droite, cliquez sur « Partager ».

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  • Etape 2 : Sur la fenêtre qui s'ouvre...

    • Pour les transferts non protégés : ajoutez les adresses mail de nouveaux destinataires et cliquez sur « Envoyer ».

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    • Pour les transferts protégés par mot de passe : ajoutez les adresses mail des nouveaux destinataires, rajoutez également leur numéro de téléphone si vous souhaitez que le mot de passe leur soit envoyé automatiquement, et cliquez sur « Envoyer ».

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    • Pour les transferts protégés par email : ajoutez les adresses mail des nouveaux destinataires et cliquez sur « Envoyer ».

🚨 Vous pourrez également :

  • Supprimer un destinataire en le sélectionnant et en cliquant sur « Retirer ».
  • Renvoyer le lien de téléchargement à un destinataire en le sélectionnant et en cliquant sur « Renvoyer le mail ».

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Modifier un transfert

Après envoi d'un transfert, il vous sera possible d'ajouter, supprimer ou changer la date d'expiration et le nombre maximal de téléchargement.

  • Etape 1 : Sélectionnez le transfert et dans le volet d'information à droite, cliquez sur « Modifier ».

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  • Etape 2 : Sur la fenêtre qui s'ouvre, modifiez les paramètres définis lors de la création du transfert pour la date d'expiration et le nombre maximal de téléchargement.
🚨Pour les transferts protégés par email, seule la possibilité de changer les paramètres de la date d'expiration sera proposée (il n'y a en effet pas de nombre de téléchargement maximum pour cette option de protection).

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Supprimer un transfert

Il existe 3 manières de supprimer un transfert :

  • Lorsque le nombre maximum de téléchargement est atteint ;
  • Lorsque la date d'expiration est dépassée ;
  • Manuellement, en sélectionnant le transfert et en cliquant sur « Supprimer » dans le volet d'information à droite ;

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Un transfert supprimé n'est plus accessible aux destinataires. Lorsqu’un transfert est supprimé, celui-ci est basculé dans le dossier Archives avec tous les autres transferts archivés, au sein de l'onglet Transfert. 

🚨La suppression d'un transfert est définitive et irréversible.

 

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