Sigue leyendo para saber cómo gestionar un dropbox en el Espacio Compartido.
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Cuando añadas un destinatario interno a tu dropbox, es decir, un empleado de tu empresa que también tenga una cuenta en LockTransfer, podrá consultar tu dropbox directamente desde su interfaz LockSelf, en su Espacio Compartido.
Acceder a la información compartida de Dropbox
Cuando un colaborador te añada como destinatario de Dropbox, aparecerá en tu Espacio compartido, en la pestaña Dropbox.
En esta pestaña, por tanto, podrás acceder a todos los dropbox que tus colaboradores han compartido contigo.
Cuando selecciones uno de los dropboxes, podrás acceder a su información, a saber:
- El número de archivos que contiene el dropbox; .
- El tipo de dropbox (dropbox particionado o no);
- La dirección de correo electrónico del creador del dropbox;
- La fecha de creación;
- La fecha de caducidad (si se estableció una fecha de caducidad al crear el dropbox) ;
- La descripción del dropbox (si existe) ;
- La lista de otros destinatarios (si los hay);
- Paso 1: Selecciona el dropbox y en el panel de información de la derecha, haz clic en "Ver" .
-
Paso 2: En la ventana que aparece, se te ofrecen dos pestañas:
- Consultar archivos: encontrarás la lista de archivos que contiene la caja, subidos por ti o por los destinatarios.
-
🚨 Al seleccionar un archivo, podrá:
- Acceder a información sobre el archivo como su nombre, peso, el correo electrónico de la persona que lo subió, la fecha y hora en que se subió y la descripción .
- Descarga el archivo (puedes descargar varios a la vez mediante selección múltiple)
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- Añadir archivos: podrás soltar nuevos archivos arrastrándolos/soltándolos o seleccionándolos en tu ordenador. A continuación, haz clic en "Enviar" para asegurarte de que se añaden correctamente:
Administrar Dropbox como Administrador
Como se ha explicado anteriormente, cuando uno de tus colaboradores te da acceso a un dropbox, por defecto podrás:
Gestionar Dropbox como administrador.
- Consultar los parámetros de Dropbox (fecha de creación, nombre del creador, lista de destinatarios, etc...)
- Consultar las actas de la reunión.
- Consultar las actas
- Descargar los documentos contenidos en el archivador .
- Añadir nuevos documentos al buzón de archivo
Si el creador del Dropbox desea darte más derechos sobre un Dropbox, puede nombrarte Administrador del Dropbox. De este modo, tendrás más permisos sobre este Dropbox, a saber:
- Eliminar documentos del dropbox .
- Añadir o eliminar destinatarios .
- Modificar la configuración de Dropbox (nombre, estado, fecha de cierre, descripción) .
- Gestionar las preferencias de notificaciones (descargas, repositorios) .
- Recibir notificaciones (descargas y repositorios) si el creador del buzón habilitó estas opciones en el momento de la creación .
- Nombrar otros gestores para este dropbox
Eliminar documentos del dropbox
-
Paso 1: Selecciona el Dropbox y en el panel de información de la derecha, haz clic en "Ver"
. - Paso 2: Selecciona el archivo o archivos que desees y haz clic en "Eliminar" (puedes eliminar varios a la vez mediante selección múltiple)
- Paso 3:
- Selecciona el archivo o archivos que desees y haz clic en "Eliminar".
Añadir o eliminar destinatarios
- Paso 1: Selecciona el buzón y en el panel de información de la derecha, haz clic en "Editar" junto a la lista de destinatarios
-
Paso 2:
- Para añadir un destinatario, introduce su dirección de correo electrónico en la barra de búsqueda .
- Para eliminar un destinatario, selecciónalo y haz clic en "Eliminar" .
Editar configuración de dropbox (nombre, estado, fecha de cierre, descripción)
Cuando seleccionas un dropbox, desde el panel de información de la derecha, además de acceder a la información del dropbox, podrás modificar los parámetros establecidos por el creador del dropbox en el momento de su envío.
Modificar los parámetros del dropbox.
Haciendo clic en "Modificar" en la parte inferior derecha del panel de información, podrás:
- Añadir, modificar o eliminar la fecha de cierre de la caja de depósito .
- Añadir, modificar o eliminar la descripción del buzón de depósito .
Además, directamente desde el panel de información, podrás modificar el estado del buzón, es decir, si está activado o desactivado (un buzón desactivado ya no es accesible para los destinatarios). Podrás desactivarlo y reactivarlo según necesites marcando/desmarcando la opción.
Gestionar preferencias de notificación (descargas, repositorios)
Cuando selecciones un dropbox, desde el panel de información de la derecha, podrás cambiar la configuración de las notificaciones:
- Seguimiento de descargas: recibirás una notificación por correo electrónico cuando un destinatario descargue documentos del dropbox (el creador del dropbox y otros administradores también la recibirán).
- Será posible desactivar y reactivar esta monitorización según sea necesario marcando/desmarcando la opción
- .
- monitorización de depósitos: recibirás una notificación por correo electrónico cuando un destinatario deposite documentos en el dropbox (el creador del dropbox y otros administradores también lo recibirán).
- Será posible desactivar y reactivar esta monitorización según sea necesario marcando/desmarcando la opción
- .
Nombra otros gestores de dropbox
- Paso 1: Selecciona el dropbox y en el panel de información de la derecha, haz clic en "Editar" junto a la lista de destinatarios
- Paso 2: Selecciona el destinatario deseado y haz clic en "Promover a administrador de Dropbox"
- .
Para eliminar el estado de administrador de Dropbox de un destinatario interno, puedes proceder de la misma forma que en el paso 1, selecciona el destinatario deseado y haz clic en "Eliminar estado de administrador"
.
También podrás consultar el Informe verbatim de seguimiento de archivos para acceder a la actividad de Dropbox.
Consulta el contenido del Dropbox compartido
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