Accès interne à une nouvelle boîte de dépôt

Lisez ce qui suit pour découvrir comment gérer une boite de dépôt dans l'Espace Partagé.

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Lorsque vous ajoutez un destinataire interne à votre boîte de dépôt, c'est-à-dire un collaborateur de votre entreprise ayant aussi un compte sur LockTransfer, celui-ci pourra consulter votre boîte de dépôt directement depuis son interface LockSelf, dans son Espace Partagé.

Accéder aux informations de la boite de dépôt partagée

Lorsqu'un collaborateur vous ajoute en destinataire d'une boite de dépôt, celle-ci apparaîtra dans votre Espace Partagé, dans l'onglet Boite de Dépôt.

Dans cet onglet, vous pourrez donc accéder à toutes les boites de dépôt que vos collaborateurs vous aurons partagé.

Lorsque vous sélectionnez une des boites de dépôt, vous pourrez accéder à ses informations, à savoir : 

• Le nombre de fichiers contenus dans la boite de dépôt ;
• Le type de boite de dépôt (boite cloisonnée ou non) ;
• L'adresse email du créateur de la boite de dépôt ;
• La date de création ;
• La date d'expiration (si une date d'expiration a été définie lors de la création de la boite de dépôt) ;
• La description de la boite de dépôt (s'il y en a une) ;
• La liste des autres destinataires (s'il y en a) ; 

Il vous sera également possible de consulter le Procès Verbal de suivi de fichier pour accéder à l'activité de la boite de dépôt.

Consulter le contenu de la boite de dépôt partagée

• Etape 1 : Sélectionnez la boite de dépôt et dans le volet d'information à droite, cliquez sur « Voir ».

• Etape 2 : Sur la fenêtre qui apparaît, deux onglets vous sont proposés :
  
  
  • Consulter les fichiers : vous trouverez la liste des fichiers contenus dans la boite, déposés par vous ou les destinataires. 

• • Ajouter des fichiers : vous pourrez déposer de nouveaux fichiers en les glissant/déposant ou en les sélectionnant sur votre ordinateur. Cliquez ensuite sur « Envoyer » pour que ceux-ci soient bien ajoutés :

Gérer la boite de dépôt en tant que Gestionnaire

Comme expliqué précédemment, lorsqu'un de vos collaborateurs vous donne accès à une boite de dépôt, il vous sera possible par défaut de :

• Consulter les paramètres de la boite de dépôt (date de création, nom du créateur, liste des destinataires, etc...)
• Consulter le procès-verbal
• Télécharger les documents contenus dans la boite de dépôt
• Ajouter de nouveaux documents dans la boite de dépôt

Si le créateur de la boite de dépôt souhaite vous donner plus de droit sur une boite de dépôt, il pourra vous nommer Gestionnaire de la boite de dépôt. Vous aurez alors plus de permissions sur cette boite de dépôt, à savoir :

• Supprimer des documents dans la boite de dépôt
• Ajouter ou supprimer des destinataires
• Modifier les paramètres de la boite de dépôt (nom, statut, date de cloture, description)
• Gérer les préférences de notifications (téléchargements, dépôts)
• Recevoir les notifications (téléchargements et dépôts) si le créateur de la boite a activé ces options au moment de la création
• Nommer d'autres gestionnaires pour cette boite de dépôt 

Supprimer des documents dans la boite de dépôt 

• Etape 1 : Sélectionnez la boite de dépôt et dans le volet d'information à droite, cliquez sur « Voir »
  
  
• Etape 2 : Sélectionner le ou les fichiers souhaités et cliquez sur « Supprimer » (vous pouvez en supprimer plusieurs en même temps via la sélection multiple)

Ajouter ou supprimer des destinataires

• Etape 1 : Sélectionnez la boite de dépôt et dans le volet d'information à droite, cliquez sur « Modifier » à coté de la liste des destinataires

• Etape 2 :
  • Pour ajouter un destinataire, renseignez son adresse email dans la barre de recherche
  • Pour supprimer un destinataire, sélectionnez le et cliquez sur « Retirer »

Modifier les paramètres de la boite de dépôt (nom, statut, date de cloture, description)

Lorsque vous sélectionnez une boite de dépôt, depuis le volet d'informations à droite, il vous sera possible, en plus d'accéder aux informations de la boite, de modifier les paramètres définis par le créateur de la boite de dépôt lors de son envoi.

En cliquant sur « Modifier » en bas à droite du volet d'informations, vous pourrez :

• Ajouter, modifier ou supprimer la date de clôture de la boite de dépôt
• Ajouter, modifier ou supprimer la description de la boite de dépôt

Egalement, directement depuis le volet d'information, vous pourrez modifier le statut de la boite de dépôt, c'est à dire si elle est activée ou désactivée (une boite de dépôt désactivée n'est plus accessible aux destinataires). Il vous sera possible de la désactiver et de la réactiver au besoin en cochant/décochant l'option.

Gérer les préférences de notifications (téléchargements, dépôts)

Lorsque vous sélectionnez une boite de dépôt, depuis le volet d'informations à droite, il vous sera possible de modifier les paramètres de notifications : 

• la surveillance des téléchargements : vous recevrez une notification par mail lorsqu'un destinataire téléchargera des documents depuis la boite de dépôt (le créateur de la boite de dépôt et les autres gestionnaires en recevront également)
  • il sera possible de désactiver et réactiver cette surveillance au besoin en cochant/décochant l'option
• la surveillance des dépôts : vous recevrez une notification par mail lorsqu'un destinataire déposera des documents sur la boite de dépôt (le créateur de la boite de dépôt et les autres gestionnaires en recevront également)
  • il sera possible de désactiver et réactiver cette surveillance au besoin en cochant/décochant l'option

Nommer d'autres gestionnaires de boite de dépôt 

• Etape 1 : Sélectionnez la boite de dépôt et dans le volet d'information à droite, cliquez sur « Modifier » à coté de la liste des destinataires

• Etape 2 : Sélectionnez le destinataire souhaité et clique sur « Promouvoir en gestionnaire de la boite de dépôt ».

Mise à jour 19 août 2024 16:05