Lisez ce qui suit pour découvrir comment déléguer la gestion et partager une boite de dépôt à un collaborateur ou une personne interne à votre organisation.
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Il vous est possible de partager une boite de dépôt à une ou plusieurs personnes internes à votre organisation : si celles-ci possèdent également un compte LockTransfer, elles auront la possibilité d'avoir la main sur la boite de dépôt que vous lui avez partagé.
Pour lui partager une boite de dépôt, procédez de la même manière que pour un destinataire externe et renseignez son adresse email lors de la création de la boite de dépôt.
Par défaut, lorsque vous partagez une boite de dépôt à un utilisateur interne, celui-ci pourra :
- Consulter les paramètres de la boite de dépôt (date de création, nom du créateur, liste des destinataires, etc...)
- Consulter le procès-verbal
- Télécharger les documents contenus dans la boite de dépôt
- Ajouter de nouveaux documents dans la boite de dépôt
Voici la vue d'une boite de dépôt (dans l'Espace Partagé) pour un destinataire interne simple à qui on a partagé une boite de dépôt :
Si vous souhaitez donner plus de droits et de permissions sur une boite de dépôt à vos collaborateurs, il vous sera possible de les nommer Gestionnaires de la boite de dépôt.
Ceux-ci pourront alors, en plus des droits par défaut cités plus haut :
- Supprimer des documents dans la boite de dépôt
- Ajouter ou supprimer des destinataires
- Modifier les paramètres de la boite de dépôt (nom, statut, date de cloture, description)
- Gérer les préférences de notifications (téléchargements et dépôts)
- Recevoir les notifications (téléchargements et dépôts) si vous avez activé ces options lors de la création de la boite
- Nommer d'autres gestionnaires pour cette boite de dépôt
Pour nommer un destinataire interne en Gestionnaire de la boite dépôt, il vous suffira de suivre les étapes suivantes :
- Etape 1 : Dans votre Espace Personnel, sélectionnez la boite de dépôt concernée et sur le volet d'informations à droite, cliquez sur « Modifier » à coté de la liste des destinataires.
- Etape 2 : Sur la fenêtre qui s'ouvre sélectionnez le destinataire souhaité et cliquez sur « Promouvoir en gestionnaire de la boite de dépôt ».
Une fois nommé Gestionnaire de la boite de dépôt, le destinataire pourra donc gérer la boite de dépôt de la même manière que le ferait le créateur de la boite de dépôt.
Vous pouvez nommer autant de Gestionnaires que vous le souhaitez.
Voici la vue d'une boite de dépôt (dans l'Espace Partagé) pour un destinataire interne que l'on a nommé Gestionnaire de boite dépôt :
Pour retirer le statut de Gestionnaire de la boite de dépôt à un destinataire interne, vous pourrez procéder de la même manière que lors de l'étape 1, sélectionner le destinataire souhaité et cliquer sur « Retirer le statut de gestionnaire ».
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