Sigue leyendo para saber cómo gestionar un dropbox activo desde el Área Personal.
_______________________________________________________________________________________
Cuando se ha creado un buzón, éste llega al principio de la lista de buzones activos (es decir, los que aún están disponibles para los destinatarios), en la pestaña Dropbox del área personal.
Acceder a la información de Dropbox
Para poder realizar un seguimiento y tener control sobre un Dropbox, simplemente selecciónalo y consulta el panel de información de la derecha. Podrás acceder a la siguiente información:
-
El nombre del dropbox, que puede cambiarse haciendo clic en el lápiz
. -
El número de archivos que contiene el dropbox
-
El tipo de dropbox (dropbox particionado o no)
-
La fecha de caducidad (fecha en la que el dropbox dejará de ser accesible para los destinatarios, si se estableció una fecha de caducidad al crear el dropbox)
-
La descripción del dropbox(si se definió una descripción al crear el dropbox)
-
el estado del dropbox, es decir, si está activado o desactivado (un dropbox desactivado ya no es accesible para los destinatarios).
- Será posible desactivarlo y reactivarlo según sea necesario marcando/desmarcando la opción .
-
monitorización de subidas: recibirás una notificación por correo electrónico cuando un destinatario suba documentos al dropbox.
- Será posible desactivar y volver a activar esta supervisión según sea necesario marcando/desmarcando la opción
- .
-
monitorización de drops: recibirás una notificación por correo electrónico cuando un destinatario deje caer documentos en el dropbox.
- Será posible desactivar y reactivar esta monitorización según sea necesario marcando/desmarcando la opción
- .
-
particionar/desparticionar el dropbox: por defecto, los documentos abandonados por los destinatarios se comparten con todos los destinatarios del dropbox. Al particionar el dropbox, los documentos soltados por un destinatario no podrán ser vistos por otros destinatarios, sino sólo por el creador del dropbox
- Será posible desactivar y reactivar esta descompartimentación según sea necesario marcando/desmarcando la opción .
- la lista de destinatarios .
Consulta el contenido del dropbox
Podrás ver los archivos subidos por ti y tus destinatarios al dropbox.
- Paso 1: Selecciona el dropbox y en el panel de información de la derecha, haz clic en "Ver" .
- Paso 2: En la ventana que aparece, se te ofrecen dos pestañas:
-
- Consultar ficheros: encontrarás la lista de ficheros contenidos en la caja, arrojados por ti o por los destinatarios. Seleccionando un fichero, podrás:
- acceder a información sobre el archivo como su nombre, peso, el email de la persona que lo ha subido, la fecha y hora de subida y la descripción (si la hay) .
- cargar el/los archivo(s)
- eliminar el/los archivo(s)
- Consultar ficheros: encontrarás la lista de ficheros contenidos en la caja, arrojados por ti o por los destinatarios. Seleccionando un fichero, podrás:
-
-
- Añadir archivos: podrás soltar nuevos archivos arrastrándolos/soltándolos o seleccionándolos en tu ordenador. A continuación, haz clic en "Enviar" para asegurarte de que se añaden correctamente.
- Añadir archivos: podrás soltar nuevos archivos arrastrándolos o seleccionándolos en tu ordenador.
Historial de dropbox
Para tener una trazabilidad completa sobre las acciones de carga y depósito que se llevarán a cabo en el lado del destinatario, podrá acceder a un informe de seguimiento de archivos.
Documento de seguimiento de archivos.
Este documento se actualiza automáticamente con cada nueva carga y depósito en el lado del destinatario, y puede generarse en cualquier momento. Resume toda la actividad en el dropbox, y proporciona diversa información:
.
🚨El informe de seguimiento de expedientes permite:
- Asegurarse de que los archivos se han cargado o depositado
- Tener constancia de la buena entrega para justificar el correcto envío de un documento
Para generar un informe oficial, seleccione el cuadro desplegable en el panel de información de la derecha, haga clic en "Informe oficial": éste se descargará automáticamente en su ordenador.
Comparte un dropbox a más destinatarios
Después de enviar un dropbox, podrás compartirlo con otros destinatarios.
Compartir un dropbox con más destinatarios
- Paso 1: Selecciona el dropbox y, en el panel de información de la derecha, haz clic en "Editar" encima de la lista de destinatarios
- .
-
Paso 2: En la ventana que se abre, añade las direcciones de correo electrónico de los nuevos destinatarios y haz clic en "Enviar"
.- También puedes eliminar un destinatario seleccionándolo y haciendo clic en "Eliminar"
- .
- También puedes volver a enviar el enlace de acceso a Dropbox a un destinatario seleccionándolo y haciendo clic en "Volver a enviar correo electrónico" .
Edición de un dropbox
Después de enviar un dropbox, podrás añadir, eliminar o cambiar la fecha de caducidad, así como la descripción del dropbox
- Paso 1: selecciona el dropbox y, en el panel de información de la derecha, haz clic en "Editar".
- Paso 2: selecciona el dropbox y, en el panel de información de la derecha, haz clic en "Editar".
-
Paso 2: En la ventana que se abre, podrás:
- Añadir, modificar o eliminar la fecha de caducidad de dropbox .
- Añadir, modificar o eliminar la descripción del dropbox .
Eliminar un dropbox
Para eliminar un dropbox, selecciónalo y haz clic en "Eliminar" en el panel de información que aparece a la derecha.
Para eliminar un dropbox, selecciónalo y haz clic en "Eliminar".
Un dropbox eliminado ya no es accesible para los destinatarios. Cuando se elimina un dropbox, se cambia a la carpeta Archivo con todos los demás dropbox archivados, dentro de la pestaña Dropbox.
🚨Atención, laeliminación de un Dropbox es definitiva e irreversible. -
Actualización