Appliquer une politique de mot de passe
Si vous souhaitez que les mots de passe créés par les utilisateurs dans les Espaces Partagés respectent certains critères, afin de vous assurer de leur robustesse, il est possible d’appliquer des politiques de mots de passe directement aux catégories de mots de passe concernées.
Créer une politique de mots de passe
Il est possible de créer autant de politiques de mots de passe qu'on souhaite.
- Etape 1 : Dans l'onglet Paramètres, dans la rubrique Mots de Passe, cliquez sur le module Politiques
- Etape 2 : Cliquez ensuite sur « Nouvelle Politique » pour créer une nouvelle politique de mots de passe
- Etape 3 : Donnez un nom à votre politique de mot de passe puis définissez ensuite les critères que vous souhaitez appliquer pour cette politique de mots de passe. Vous pouvez choisir le nombre minimal et maximal de caractères que les mots de passe devront contenir, ainsi que l'obligation ou non de contenir des caractères spéciaux, des majuscules, des minuscules ou des chiffres.
- Etape 4 : Cliquez sur « Créer ». La nouvelle politique de mots de passe apparaîtra avec les autres politiques de mots de passe.
Editer une politique de mots de passe
- Etape 1 : Dans l'onglet Paramètres, dans la rubrique Mots de Passe, cliquez sur le module Politiques
-
Etape 2 : Sélectionnez la politique que vous souhaitez modifier.
- Etape 3 : Modifiez ensuite les critères que vous souhaitez changer pour cette politique de mots de passe. Vous pouvez modifier le nombre minimal et maximal de caractères que les mots de passe doivent contenir, ainsi que l'obligation ou non de contenir des caractères spéciaux, des majuscules, des minuscules ou des chiffres.
- Etape 4 : Une fois vos changements effectués, cliquez sur « Valider » afin de mettre à jour votre politique de mots de passe
Pour supprimer une politique de mot de passe, sélectionnez-là et cliquer sur
Appliquer une politique de mots de passe
- Etape 1 : Une fois votre politique de mots de passe créée, allez dans l'Espace Partagé de votre choix, et dans le volet d'informations à droite, cliquez sur « Modifier ».
- Etape 2 : Choisissez la politique de mots de passe souhaitée puis cliquez sur « Modifier ».
La politique est maintenant appliquée.
| 🚨Les mots de passe déjà stockés qui ne respectent pas la politique de mots de passe ne seront pas « exclus » de l'Espace Partagé. Par contre, si vous devez modifier un élément du mot de passe plus tard (tags, description, URL, etc), vous devrez modifier le mot de passe afin qu'il respecte la politique de l'Espace Partagé pour pouvoir valider vos modifications. |
Ajouter une date d'expiration
Pour tout l'espace (incluant les sous-espaces)
Il est possible de limiter l'accès à un Espace Partagé dans le temps. Cette option peut s'avérer utile lorsque vous souhaitez gérer un accès limité dans le temps à certains mots de passe.
- Etape 1 : Dans l'Espace Partagé ou la catégorie spécifique souhaités, cliquez sur « Modifier » :
- Etape 2 : Cliquez ensuite sur « Date d'expiration » et spécifiez votre date :
- Etape 3 : Cliquez ensuite sur « Modifier » pour appliquer la date
Conséquence : lorsque la date sera atteinte, les utilisateurs seront automatiquement retirés de l'espace concerné (hors administrateur et modérateur(s)).
Pour un utilisateur
Il sera également possible de limiter dans le temps l’accès à un Espace Partagé ou une catégorie spécifique à certains utilisateurs en particulier.
Cette fonctionnalité est très utile dans le cas où des utilisateurs resteraient dans l'entreprise pour une durée déterminée.
- Etape 1 : Dans l'Espace Partagée ou la catégorie souhaitée, cliquez sur « Gérer les accès » :
- Etape 2 : Sélectionnez l'utilisateur et cochez « Date d'expiration » :
- Etape 3 : Spécifiez la date d'expiration souhaitée :
Conséquence : lorsque la date sera atteinte, l'utilisateur en question sera automatiquement retiré de l'espace, incluant les sous-catégories.
Sur le panneau d'informations de droite, dans la liste des utilisateurs, un utilisateur dont l'accès à un Espace Partagé est limité sera marqué par le symbole .
Masquer les mots de passe
Il est possible pour le compte Administrateur, les Modérateurs ou les Gestionnaires de Catégorie d'assurer une confidentialité des identifiants et des mots de passe d'un Espace Partagé en les masquant aux utilisateurs.
Dans un Espace Partagé ou une catégorie, cochez l'option « Cacher les mots de passe » dans le volet d'informations de droite.
Lorsque cette option est activée, il sera impossible pour les utilisateurs simples de visualiser les identifiants et les mots de passe de l'Espace Partagé ou de la catégorie en question.
Les boutons copier/coller seront également désactivés lorsque cette option est activée.
En revanche, ces identifiants pourront être utilisés grâce à l'auto-complétion des champs, rendue possible par l'extension navigateur.
| 🚨 Consultez si besoin les articles sur l'installation des extensions navigateurs et sur l'auto-complétion des champs. |
La notion d'héritage
Lorsque l'on masque les identifiants et mots de passe au sein d'un Espace Partagé, une notion d'héritage s'applique : cela signifie que cette fonctionnalité sera automatiquement répercutée sur les espaces enfants situés au sein de l'espace parent.
Il est possible de casser la notion d'héritage qui s'applique automatiquement.
Pour cela, rendez-vous dans une catégorie enfant, et désactivez l'option dans le volet d'informations à droite : ainsi, les utilisateurs pourront visualiser les identifiants et mots de passe et pourront utiliser le bouton raccourci copier au sein de cette catégorie enfant uniquement.
Autoriser la modification et/ou la suppression des mots de passe
Depuis un compte Administrateur, Modérateur ou Gestionnaire de Catégorie, il est possible d'autoriser la modification ainsi que la suppression des mots de passe d'un Espace Partagé aux Utilisateurs Simples.
Pour rappel, dans un espace partagé, les Utilisateurs Simples peuvent :
- Ajouter des mots de passe
- Consulter des mots de passe
- Utiliser des mots de passe
Ce droit standard ne permet pas la modification, le déplacement, ou la suppression des mots de passe dont ils ne sont pas les propriétaires (qu'ils n'ont pas ajoutés). Si besoin, consultez la présentation des droits utilisateurs.
Autoriser la modification des mots de passe d'un espace
Dans un Espace Partagé ou une catégorie, cochez l'option « Autoriser la modification » dans le volet d'informations de droite.
En cochant cette option, les utilisateurs pourront :
- Modifier des mots de passe dont ils ne sont pas propriétaires
- Déplacer des mots de passe dont ils ne sont pas propriétaires
Autoriser la suppression des mots de passe d'un espace
Dans un Espace Partagé ou une catégorie, cochez l'option « Autoriser la suppression » dans le volet d'informations de droite.
En cochant cette option, les utilisateurs pourront supprimer des mots de passe dont ils ne sont pas propriétaires
La notion d'héritage
Lorsque l'on autorise la modification ou la suppression de mots de passe au sein d'un espace partagé, une notion d'héritage s'applique : cela signifie que cette fonctionnalité sera automatiquement répercutée sur les espaces enfants situés au sein de l'espace parent.
Il est possible de casser la notion d'héritage qui s'applique automatiquement.
Pour cela, rendez-vous dans une catégorie, et désactivez l'option dans le volet d'informations à droite: ainsi, les utilisateurs ne pourront pas modifier ou supprimer les mots de passe de cette catégorie spécifique.
Surveiller les mots de passe
Surveiller tous les mots de passe d'une catégorie
Il est possible d’activer une option afin d'être notifié lors de l'activité d'un mot de passe.
Les actions qui seront notifiées seront la consultation, la modification et l'utilisation d'un mot de passe par un utilisateur.
| 🚨Cette fonctionnalité s'active à la discrétion de chaque utilisateur : si un Modérateur active cette option pour un mot de passe, il sera seul à recevoir l'email de notification. |
Pour surveiller tous les mots de passe d'une catégorie, rendez-vous dans la catégorie en question et cochez l'option « Surveiller l'utilisation de tous les mots de passe » dans le volet d'information de droite.
L'utilisateur ayant activé cette option recevra un email de notification à chaque fois qu'un mot de passe de la catégorie sera consulté, modifié et utilisé.
| 🚨Une notion d'héritage s'applique pour cette option : elle sera donc activée automatiquement pour toutes les catégories enfant. Pensez à la désactiver manuellement dans les catégories enfant pour lesquelles vous ne souhaitez pas être notifié. |
Surveiller un mot de passe en particulier
Pour surveiller un mot de passe en particulier, sélectionnez le mot de passe souhaité et cochez l'option « Surveiller l'utilisation » dans le volet d'information de droite.
L'utilisateur ayant activé cette option recevra un email de notification à chaque fois que ce mot de passe sera consulté, modifié et utilisé.
Propriété d'un mot de passe
Récupérer la propriété des mots de passe
Pour récupérer la propriété d'un seul mot de passe uniquement, sélectionnez-le et dans le volet de droite, cliquez sur le bouton « Récupérer la propriété du mot de passe » .
Vous deviendrez alors propriétaire du mot de passe concerné. Dans le volet de droite, c'est donc votre nom qui apparaîtra pour la case correspondant au nom du propriétaire.
Récupérer la propriété des mots de passe de l'ensemble d'un espace
Sur l'Espace Partagé, dans le volet de droite, cliquez sur le bouton « Récupérer la propriété des mots de passe » .
Vous deviendrez alors propriétaire de l''ensemble des mots de passe de l'Espace Partagé dans lequel vous vous trouvez.
Si vous sélectionnez un mot de passe, dans le volet de droite, c'est donc votre nom qui apparaîtra pour la case correspondant au nom du propriétaire.
Il n'y a pas de notion d'héritage pour cette action, cela ne s'appliquera donc pas aux catégories enfants.
Mise à jour