Créer une sous-organisation

Lisez ce qui suit pour découvrir comment créer une sous-organisation.

Seul le compte Administrateur peut créer une sous-organisation.

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Qu'est-ce qu'une organisation ?

Les organisations sont des entités à part entière dans LockSelf. Elles sont gérées de façon complètement indépendantes au niveau des utilisateurs et au niveau des données. 

Les organisations permettent d'avoir plusieurs environnements autonomes au sein d'un même domaine LockSelf. Concrètement, les organisations rendront possible la gestion de plusieurs services critiques ou filiales d'un même groupe, tout en garantissant la confidentialité de leurs données.

Pour résumer, les sous-organisations permettent d'avoir plusieurs environnements* autonomes** au sein d'un même domaine***. 

* Plusieurs environnements : par exemple un environnement pour la société mère, et plusieurs sous-environnements pour les filiales.

**Autonomes : car chaque sous-organisation aura son propre sous-Administrateur, ses propres Modérateurs et Utilisateurs qui gèreront leurs données indépendamment de l'organisation supérieure.

***Même domaine : le tout sur le même domaine https://www.lockself.votreentreprise.com

Comment s'organisent-elles ? 

Les organisations et sous-organisations se structurent de façon pyramidale et peuvent être créées depuis un compte Administrateur.

Organisation N : organisation principale

    • Sous-organisation 1
      • Sous-organisation 1.1
      • Sous-organisation 1.2
    • Sous-organisation 2
      • Sous-organisation 2.1
      • Sous-organisation 2.2
    • Sous-organisation 3
          • Sous-organisation 3.1
          • Sous-organisation 3.2

Les Administrateurs des sous-organisations seront aussi en mesure de créer des sous-organisations. 

Chaque organisation est composée de : 

  • un Administrateur (nommé par l'Administrateur de l'organisation principale)
  • un ou plusieurs Modérateurs (nommés par l'Administrateur de la sous-organisation)
  • d'utilisateurs simples

Comment partager des données entre organisations ?

Les comptes utilisateurs, qu'ils soient Administrateurs, Modérateurs ou utilisateurs simples, ne peuvent être présents que dans une seule organisation. Aucun utilisateur ne peut être présent dans plusieurs organisations simultanément. 

Par contre, il sera possible possible de partager des données (mots de passe pour LockPass et fichiers pour LockFiles) à des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs qui font partie d'une autre organisation (une sous-organisation, une organisation sœur, ou l'organisation principale), via les Espaces Partagés.

Ces utilisateurs ou groupes d'utilisateurs n'apparaissant pas dans la liste des utilisateurs de l'onglet Management (étant donné qu'ils font partie d'une autre organisation), il sera donc nécessaire de connaître au préalable l'adresse email de la personne ou et l'intitulé exact du groupe d'utilisateurs, à qui on souhaite faire le partage, pour pouvoir l'écrire dans la barre de recherche dans la fenêtre de gestion des accès.

Chaque sous-organisation pourra créer ses propres groupes d'utilisateurs, mais seuls les utilisateurs de sa propre organisation pourront en faire partie.

Comment gérer les administrateurs des sous-organisations ?

Lorsque l'Administrateur de l'organisation principale crée une sous-organisation, il lui assigne un Administrateur.

🚨 Il faudra en amont que le compte de l'utilisateur concerné ait été créé et validé par celui-ci pour que cela fonctionne

Une fois cela fait, l'Administrateur de la nouvelle sous-organisation pourra nommer des Modérateurs.

Si besoin, l'Administrateur de l'organisation principale pourra changer l'Administrateur d'une sous-organisation : pour cela, il est nécessaire qu'il y ait un ou plusieurs Modérateurs dans la sous-organisation. L'Administrateur de l'organisation principale pourra sélectionner un de ces Modérateurs, et cliquer dans le volet d'informations de droite sur "Passer le modérateur administrateur" : il deviendra automatiquement Administrateur et l'ancien Administrateur sera rétrogradé Modérateur.

🚨 Il est très important que l'Administrateur de la sous-organisation nomme au minimum 1 Modérateur dans la sous-organisation : en cas d'absence ou de départ de la société de l'Administrateur, le Modérateur pourra prendre le relais pour gérer la sous-organisation.
  • Etape 1 : Pour créer une organisation, rendez-vous dans l'onglet Management, et cliquez sur le bouton « Organisation » après avoir cliqué sur  mceclip0.png

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  • Etape 2 : Renseignez un nom pour cette nouvelle organisation ainsi que l'adresse email du compte Administrateur.

🚨 1) Le compte de l'utilisateur qui sera nommé Administrateur devra avoir été créé, et validé par l'utilisateur (c'est à dire qu'il devra s'être connecté une première fois et créé son code PIN)

2) Un utilisateur ne peut pas cumuler des droits d'administration dans plusieurs organisations. L'Administrateur de votre nouvelle sous-organisation devra impérativement être un utilisateur simple.

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La nouvelle sous-organisation sera bien créée et apparaitra sur la page d'accueil de l'onglet Management, aux cotés des autres sous-organisations déjà créées.

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Lorsqu'on la sélectionne, on constate également bien que le compte que nous avions renseigné au sein de l'étape 2 a bien été nommé Administrateur de cette nouvelle sous-organisation.

🚨Cette action entraînera une déconnexion du compte nouvellement nommé comme Administrateur d'une sous-organisation. Il suffira simplement de se reconnecter. 

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Il vous sera possible de renommer l'organisation, sur le volet d'information, en cliquant à coté du nom sur le stylo mceclip0.png

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